Wir nehmen die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen aller beteiligten Bereiche auf.
Dieser Aufwand zahlt sich im weiteren Projekt aus: Offene Fragen werden früh geklärt, Fehlkonfigurationen vermieden und spätere Änderungen reduziert.
Das Ergebnis:
Abgestimmte Anforderungen als verlässliche Grundlage für Konfiguration, Tests und Abnahme.
Wir digitalisieren keine Altlasten. Wir entwickeln gemeinsam einen klaren, schnellen und automatisierten Reisekostenprozess.
Ein neues System allein löst noch keine Prozessprobleme. Wir klären, welche Arbeitsschritte wirklich benötigt werden, welche Regeln automatisiert werden können und wie Finance, Personalwesen, Führungskräfte und Reisende künftig zusammenarbeiten.
Unnötige Arbeitsschritte, Medienbrüche und Sonderwege werden hinterfragt. Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigaben werden klar definiert.
So entsteht ein Zielprozess, der zu Ihrem Unternehmen passt und sich sinnvoll automatisieren lässt.
Das Ergebnis:
Klare Abläufe statt digitalisierter Altlasten.
Die Systeme für Personalstammdaten, Kreditkarten, Finanzbuchhaltung und Payroll werden sinnvoll angebunden.
Vor dem Produktivstart prüfen wir Berechnungen, Workflows, Rollen und Schnittstellen anhand realistischer Geschäftsfälle.
Auch Sonderfälle werden von unseren Testfällen berücksichtigt. Fehler werden erkannt, bevor sie Mitarbeitende oder Abrechnungen betreffen.
Administratoren und Key User lernen, das System sicher zu steuern. Auf Wunsch bereiten wir auch Führungskräfte, Reisende und Supportteams auf den Start vor.
Das Ergebnis:
Ein geprüftes System und Mitarbeitende, die ihre Aufgaben kennen.
Vor dem Start führen wir alle Projektstränge zusammen. Wir koordinieren die finale Konfiguration, Datenübernahme ins Produktivsystem, Nutzerfreigabe und Aktivierung der Schnittstellen.
In einem verbindlichen Go-live-Plan halten wir fest, welche Schritte erforderlich sind, wer sie übernimmt und wie bei Problemen entschieden wird. Auch die Kommunikation an Mitarbeitende und Führungskräfte wird auf den Start abgestimmt.
Während des Produktivstarts begleiten wir Ihr Team eng. Wir prüfen die ersten Anmeldungen, Abrechnungen, Genehmigungen und Datenübertragungen. Offene Punkte werden priorisiert und direkt mit den verantwortlichen Beteiligten geklärt.
Das Ergebnis:
Ein kontrollierter Produktivstart mit klaren Verantwortlichkeiten und funktionierenden Prozessen vom ersten Beleg bis zur Übergabe an Finanzwesen und Payroll.
Die ersten Wochen zeigen, wie gut das neue System im Arbeitsalltag funktioniert. Jetzt treten reale Abrechnungsfälle, Rückfragen und besondere Konstellationen auf, die sich im Testbetrieb nur begrenzt abbilden lassen.
Während der Hypercare-Phase begleiten wir die ersten Abrechnungszyklen besonders intensiv. Fehler, Rückfragen und unerwartete Konstellationen werden schnell aufgenommen, priorisiert und gemeinsam mit den verantwortlichen Beteiligten gelöst. Bei Bedarf verfeinern wir Einstellungen, Prozesse und Zuständigkeiten.
Gleichzeitig unterstützen wir Administratoren und Key User bei fachlichen und technischen Fragen. Wiederkehrende Themen werden dokumentiert. Prozesse und Einstellungen werden dort nachgeschärft, wo sich im laufenden Betrieb Verbesserungsbedarf zeigt.
Das Ergebnis:
Ein stabilisierter Betrieb, gelöste Anlaufthemen und verlässliche Prozesse für die weitere Nutzung.
Für die Zeit danach definieren wir klare Supportwege. Dazu gehören Zuständigkeiten, Eskalationswege und die Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter.
Wir definieren Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Eskalationsprozesse. So ist geregelt, welche Fragen intern beantwortet werden, wann der Systemanbieter eingebunden wird und wie kritische Themen bearbeitet werden.
Auf Wunsch unterstützt Travexis Ihr Team auch dauerhaft. Wir übernehmen vereinbarte fachliche oder administrative Aufgaben, begleiten Anpassungen und unterstützen bei neuen Anforderungen.
Das Ergebnis:
Klare Supportwege, schnelle Hilfe bei Fragen und ein System, das dauerhaft zuverlässig betrieben werden kann.
