KI bei der Reisekostenabrechnung: Hype vs. Realität

Das Kernversprechen: Belege abfotografieren und fertig?

Die Idee klingt verlockend: Ein Mitarbeiter fotografiert nach der Geschäftsreise seinen Bewirtungsbeleg oder die Hotelrechnung. Eine OCR liest die Daten aus, KI ordnet sie den richtigen Konten zu, prüft die Einhaltung der Reiserichtlinie und leitet den fertigen Datensatz direkt an SAP oder DATEV weiter.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass die Technologie auf unterschiedliche Weise arbeitet – und keineswegs fehlerfrei ist.

OCR vs. echte KI: Wo liegt der Unterschied?

Viele Systeme, die als „KI-Lösung“ vermarktet werden, basieren im Kern auf klassischer OCR (Optical Character Recognition / optische Zeichenerkennung).

• Klassische OCR: Arbeitet regelbasiert. Sie sucht auf dem Beleg nach starren Mustern (z. B. dem Wort „Summe“ oder „MWSt.“) und liest die Zahl daneben aus. Knittert der Beleg, ist das Layout ungewöhnlich oder die Schrift verblasst, scheitert das System oft.

• Moderne KI (Large Language Models & Deep Learning): Geht einen Schritt weiter. Sie versteht den Kontext des Belegs. Eine KI kann erkennen, dass ein Beleg von einem Restaurant stammt, selbst wenn das Wort „Bewirtung“ nicht explizit darauf steht, und ordnet die Posten wie Speisen, Getränke und Trinkgeld semantisch richtig zu.

Die drei größten Herausforderungen in der Praxis

So verlockend die automatische Verarbeitung ist – B2B-Entscheider stoßen bei der Implementierung meist auf dieselben drei Hürden:

• Keine KI liest Belege fehlerfrei aus. Eine manuelle Validierung bei der Erfassung bleibt zwingend erforderlich.
• Ausländische Belege, Sprachen und Schriften bringen die Erkennung an Ihre Grenzen.
• Wo werden die Belegdaten verarbeitet? Viele Anbieter verwenden Google Vision oder Amazon Web Services, ohne allzu deutlich darauf hinzuweisen.

Der Travexis-Ansatz: Erst der Prozess, dann die Technologie

Als unabhängiges Beratungsunternehmen wissen wir: Eine KI ist nur so gut wie der Prozess, in den sie eingebettet wird.
Die Einführung einer neuen Expense-Software löst keine strukturellen Probleme, wenn Ihre Reiserichtlinie veraltet oder unklar formuliert ist.

Unsere Empfehlung für Ihr Projekt:

1. Status Quo analysieren: Wie hoch ist Ihr Belegaufkommen und wo entstehen die zeitlichen Engpässe in der Prüfung?

2. Richtlinien vereinfachen: Je klarer und digitaltauglicher Ihre internen Vorgaben sind, desto leichter kann eine Software sie automatisiert prüfen.

3. Herstellerunabhängige Auswahl: Wir bewerten die am Markt verfügbaren Tools neutral und prüfen, welche „KI-Funktionen“ für Ihre spezifischen Anforderungen und Ihre bestehende Systemlandschaft (z. B. ERP-Schnittstellen) tatsächlich sinnvoll sind